Priorizar tareas no es un problema de productividad: es una decisión de liderazgo. Cuando un equipo de marketing tiene veinte prioridades al mismo tiempo, no tiene ninguna. Lo que tiene es una lista de pendientes y un líder que todavía no decidió qué se deja de hacer.
Sé que esta postura incomoda. La mayoría de los dueños de negocio y directores de marketing creen que el problema es de herramientas, de horas o de disciplina del equipo. Mi criterio es otro: si todo parece urgente, la falla está arriba, en quien asigna el trabajo, y no abajo, en quien lo ejecuta.
En pocas palabras: priorizar tareas es elegir, cada semana, las pocas acciones que mueven clientes o dinero y aceptar que el resto espera. En mi equipo la regla es de tres a cinco tareas semanales por cliente. Menos tareas, bien elegidas, producen más resultado que una lista larga que nadie termina.
Una lista de veinte prioridades es una lista sin prioridades
La palabra prioridad significa que algo va antes que lo demás. Si veinte cosas van antes que lo demás, la palabra pierde el sentido.
En la práctica, una lista así obliga a cada persona del equipo a decidir por su cuenta qué hace primero. Y cada uno decide distinto: unos por lo que pidió el último que escribió, otros por lo que es más fácil de terminar.
El resultado es un equipo ocupado, con mucha actividad que mostrar y poco impacto en ventas. No es mala voluntad. Es falta de una decisión que le correspondía al líder.
La regla que uso con mi equipo: de tres a cinco tareas por cliente a la semana
En una revisión semanal con el equipo SEO de KickRanking les planteé un límite concreto: cada especialista no debería hacer más de tres a cinco tareas semanales por cliente. SEO es posicionamiento en Google, el trabajo de que su negocio aparezca cuando alguien busca lo que usted vende.
La pregunta que les hago no es cuántas tareas caben en la semana. Es cuáles son las dos o tres tarjetas que hacen el trabajo de diez o veinte.
Sin ese criterio pasan dos cosas, y las dos son malas: o el equipo se trasnocha para cumplir con todo, o se descuidan proyectos. Ninguna de las dos se ve en el reporte del primer mes, pero las dos se pagan después.
Por qué menos tareas producen más resultado
Hay tres razones, y van en orden de importancia para su negocio.
Uno: cambiar de tarea cuesta tiempo. La Asociación Americana de Psicología (APA) recoge una estimación del investigador David Meyer: los bloqueos mentales al saltar de una tarea a otra pueden costar hasta el 40 % del tiempo productivo de una persona. Si su equipo salta entre veinte pendientes, usted paga horas que no se convierten en nada.
Dos: la calidad de la entrega es la forma en que se vende un servicio. Se lo he dicho a mi equipo: más allá del área comercial, lo que entrega cada especialista es lo que vende a la agencia. Diez tareas a medias no venden. Tres tareas bien hechas, sí.
Tres: el ritmo tiene que ser sostenible. Un equipo que trasnocha todas las semanas no está comprometido, está agotado. Y un equipo agotado comete errores que después cuestan clientes.
Priorizar se parece a empacar una maleta de mano
Piénselo de esta manera: una maleta de mano tiene un límite de espacio y de peso. Usted no decide qué se queda por fuera en la puerta del avión, lo decide en la casa, antes de salir.
Con el trabajo de marketing pasa lo mismo. La capacidad del equipo es el tamaño de la maleta. Si intenta meter todo, la maleta no cierra, y lo que termina pasando es que alguien deja cosas importantes tiradas en el aeropuerto, a última hora y sin criterio.
Decidir antes, con calma, qué entra y qué no, es exactamente lo que significa priorizar.
Cómo priorizar tareas: las dos o tres que hacen el trabajo de diez
No hace falta una metodología complicada. Para cada tarea candidata, hágase tres preguntas:
- ¿Acerca un cliente o dinero en las próximas semanas? Si la respuesta es “quizás algún día”, no es de esta semana.
- ¿Desbloquea otras tareas? Una página que convierte, por ejemplo, hace que rindan mejor tanto la pauta como el SEO. Esa va primero.
- ¿Qué pasa si no se hace en 30 días? Si no pasa nada medible, puede esperar sin culpa.
Las tareas que responden “sí” a las dos primeras preguntas son sus prioridades. Las que responden “no pasa nada” a la tercera son candidatas a salir de la lista, aunque alguien insista en que son urgentes.
“Diego, en mi negocio sí todo es urgente de verdad”
Es la objeción que más escucho, y tiene parte de razón. Hay cosas que no se negocian: la operación del día a día, las obligaciones con sus clientes actuales, un problema que está frenando las ventas hoy.
Pero eso no son prioridades, son la base. Lo urgente de verdad se atiende siempre, y precisamente por eso no debería ocupar la lista de prioridades. La pregunta de priorizar aplica a lo que queda después de esa base.
Y ojo porque, si todas las semanas todo es urgente, el problema ya no es de priorización: es de capacidad. Ahí la decisión es otra, y también es de liderazgo: sumar gente, recortar el alcance o decirle que no a algo. Ninguna de las tres es cómoda, pero las tres son mejores que fingir que el equipo puede con todo.
Qué significa esto para su presupuesto de marketing
Si usted contrata un equipo interno o una agencia, priorizar tareas cambia la forma en que evalúa ese gasto. La pregunta deja de ser “¿cuántas cosas hicieron este mes?” y pasa a ser “¿cuáles fueron las tres cosas que más movieron el negocio?”.
Eso tiene consecuencias directas:
- Dinero: deja de pagar por actividad y empieza a pagar por impacto, algo que explico en el artículo sobre reportar impacto y no actividades.
- Riesgo: con pocas tareas a la vista, es más fácil detectar cuando algo no funciona y corregirlo a tiempo.
- Equipo: la gente sabe qué se espera de ella y puede decir que no a lo que no está en la lista.
También le ayuda a resistir la tentación de cambiar de estrategia cada mes, que es una de las formas más caras de hacer marketing. Lo desarrollé en el impuesto de la impaciencia.
Priorizar es decidir qué no se hace
Una buena lista de prioridades se reconoce por lo que deja por fuera. Si su lista de esta semana no lo obligó a aplazar nada, todavía no priorizó.
Mi recomendación es empezar el lunes con una sola pregunta para su equipo o su agencia: ¿cuáles son las tres tareas de esta semana que más acercan clientes o dinero? Lo demás, que espere.
Si quiere ver cómo aplicamos este criterio para convertir Google en un canal de ventas que complementa la pauta, lo explico en el Workshop SEO. Y si le interesa este tipo de reflexiones sobre liderazgo y marketing, las publico cada semana en mi newsletter “Analítico y Crudo” en LinkedIn.
Preguntas frecuentes sobre priorizar tareas
¿Cuántas tareas debería tener un equipo de marketing por semana?
No hay un número universal. En mi equipo SEO el límite es de tres a cinco tareas semanales por cliente para cada especialista. Lo importante no es el número exacto, sino que exista un límite y que alguien decida qué queda por fuera.
¿Qué diferencia hay entre una tarea urgente y una prioritaria?
Una tarea urgente es la que no puede esperar, como un problema que frena las ventas hoy. Una tarea prioritaria es la que más acerca clientes o dinero en las próximas semanas. Lo urgente se atiende siempre; la prioridad se decide con calma, antes de empezar la semana.
¿Sirve la matriz de Eisenhower para priorizar tareas de marketing?
Puede servir como punto de partida, porque separa lo urgente de lo importante. Pero en marketing le recomiendo una pregunta más directa: ¿esta tarea acerca un cliente o dinero? Si la respuesta es no, la casilla de la matriz importa poco.
¿Priorizar tareas significa que el equipo trabaja menos?
No. Significa que el equipo trabaja en menos frentes al mismo tiempo. Las horas pueden ser las mismas; lo que cambia es que se concentran en las tareas que acercan clientes o dinero, en lugar de repartirse entre pendientes que no mueven el negocio.
¿Cómo sé si mi agencia está priorizando bien?
Pídale que le diga cuáles fueron las tres tareas del mes que más movieron su negocio y qué impacto tuvieron en contactos o ventas. Si la respuesta es una lista larga de actividades sin ese impacto, hay una conversación pendiente sobre prioridades.
Fuentes consultadas
- American Psychological Association (APA): Multitasking: Switching costs
